Sistemi di gestione dati in campo medico

Il settore sanitario necessità più di ogni altro di garantire la qualità e l’affidabilità dei dati sanitari. Tuttavia, il settore sanitario deve ancora imparare a generare le informazioni necessarie per gestire se stesso. Senza gli strumenti giusti, gli operatori sanitari non riescono talvolta a trovare “l’informazione giusta, sul paziente giusto, al momento giusto” per prendere decisioni mediche informate, determinando in tal modo quegli errori medici che sarebbero altrimenti facilmente evitabili.

I sistemi di gestione dati in campo medico sono stati introdotti per ridurre gli errori medici, aumentare la sicurezza, migliorare e aumentare la qualità del servizio medico. I medici sono talvolta titubanti ad adottare questo tipo di sistemi, perché vanno a modificare la routine del loro lavoro. Quando si sviluppa un sistema clinico computerizzato con cui gli utenti interagiscono nella loro pratica quotidiana, la considerazione delle esigenze degli utilizzatori professionali deve essere al centro del processo di implementazione del sistema.

Con questo in mente, Hyla Soft ha sviluppato una soluzione CPOE (Computerized Physician Order Entry) che sfrutta la tecnologia di una penna digitale in modo che i medici possano continuare a lavorare nello stesso modo in cui lavorano attualmente, con carta e penna. Con la soluzione CPOE di Hyla Soft viene richiesto un cambiamento nei flussi di lavoro esistenti davvero minimo.

I sistemi CPOE di Hyla Soft offrono le seguenti funzionalità:

Riconoscimento della scrittura, da inchiostro a testo digitale
Cartelle cliniche elettroniche
Order Entry elettronica
Integrazione con sistemi informativi ospedalieri e con sistemi clinici di supporto alle decisioni
Validazione degli ordini
Reportistca

La soluzione CPOE di Hyla Soft può essere meglio spiegata con l’immagine le informazioni seguenti:

Scrittura

Il primo componente della tecnologia è la carta su cui si scrive il documento. Si scrive su normali fogli bianchi che si possono acquistare in qualsiasi cartoleria o negozio di forniture per ufficio, la differenza è la modalità di stampa dei documenti. Hyla Soft per prima cosa riproduce i documenti esistenti, che i medici utilizzano attualmente, creando template stampabili che possano essere utilizzati con il sistema CPOE. Ogni singolo modulo cartaceo che viene stampato avrà una matrice unica di punti. Questa matrice dona alla carta una tinta grigiastra che è appena visibile ad occhio nudo e agisce come un piano x / y di coordinate per interpretare la scrittura, e per fare in modo che la penna riconosca l’esatta ubicazione all’interno della pagina e lo specifico documento che un utente sta utilizzando. Mentre si scrive la penna è in grado di catturare 70 immagini al secondo e ha la capacità di contenere fino a 200 pagine prima che sia necessario un trasferimento di dati.

Quando un utente ha bisogno di lavorare con un documento specifico può entrare nel portale web della soluzione, selezionare il documento desiderato e stamparlo. Così può iniziare a scriverci sopra proprio come farebbe con una penna normale.

Trasmissione / Interpretazione

Come detto in precedenza una penna può contenere fino a 200 pagine prima che la memoria sia piena. Il trasferimento dei dati (quando il documento è stato completato o la memoria della penna è piena) può essere eseguito via Bluetooth o con una docking station USB. Utilizzando il Bluetooth la penna può trasferire i dati ad uno smart phone che sarà in grado di inoltrare le informazioni all’applicazione web CPOE. Analogamente, se un penna è appoggiata sulla sua stazione USB le informazioni sono automaticamente inviato l’applicazione web CPOE. Una volta trasferiti, i dati vengono memorizzati nel database CPOE. Non appena i dati sono nel database accadono due cose: 1) il testo del documento è interpretato dal sistema e convertito in testo digitale; 2) il documento completo viene salvato in formato PDF. Dal momento che il PDF è memorizzato elettronicamente, il documento cartaceo può essere eliminato.

Convalida

Il testo interpretato e salvato su database in forma digitale, può essere, se lo si desidera, validato e, se necessario, è possibile apportare modifiche.

Ogni area di testo in un documento può avere una sua tolleranza specifica che viene impostata quando viene creato il template del documento. Per esempio, se l’utente è un tecnico di laboratorio e sta prendendo delle misure che devono essere compilate e registrate per motivi di conformità, ogni area della pagina in cui si potrebbero registrare queste informazioni potrebbe avere una tolleranza del 95%. Ciò significa che se il sistema CPOE non è sicuro al 95% della correttezza dei dati scritti a mano che ha interpretato, il documento verrà segnalato. I documenti contrassegnati richiederanno un’ulteriore convalida. Per fare ciò un utente può accedere al sistema CPOE e visualizzare tutti i documenti presentati, in particolare quelli che hanno bisogno di un’ulteriore validazione. Poi, quando un utente sta convalidando i documenti contrassegnati il sistema CPOE gli indica quali campi necessitano di ulteriori verifiche e visualizza l’immagine del testo registrato in quella precisa area di testo. Quando tutte le aree di testo in questione sono state esaminate un utente può inviare il documento con i relativi cambiamenti.

Integrazione

Una volta convalidato il documento, i dati possono essere inviati ad un sistema terze parti. Sfruttando l’XML, il sistema CPOE può essere impostato per esportare i dati in altri sistemi come sistemi informativi ospedalieri o sistemi di supporto alle decisioni cliniche.

Ecco qui di seguito alcuni dei benefit che ospedali e cliniche si possono aspettare dal sistema CPOE di Hyla Soft:

Eliminare il tempo e le risorse per effettuare l’inesrimento manuale dei dati
Ridurre gli errori medici dovuti ad un errato inserimento dei dati
Conformarsi alle normative del governo per le cartelle cliniche elettroniche
Migliorare l’assistenza ai pazienti con il supporto alle decisioni cliniche
Facilitare la standardizzazione
Innovare pur mantenendo le procedure già in essere

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